В школі документування діяльності
та її оформлення виповнюється згідно Інструкції з ведення ділової документації
у загальноосвітніх навчальних закладах І-ІІІ ступенів, що затверджена наказом
МОН України від 23.06.2000 р. №240.
Діловодство в школі ведеться
відповідальною особою, яка призначена наказом, здійснюється суворо, акуратно, своєчасно,
згідно правил документування діяльності і регламенту порядку робіт з
документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі
в архів.
Згідно переліку Інструкції з
ведення ділової документації всі документи є у наявності; проведена легалізація
книг і журналів: всі книги та журнали поаркушно пронумеровані, прошнуровані,
підписані керівником та скріплені печаткою. Ділові папери, які надходять до
школи чи відправляються з неї, реєструються у журналах вхідного та вихідного
листування. Робота з документами організована чітко, оформлення документів, їх
збереження та архівація здійснюється згідно Інструкції. Ділова документація
зберігається у спеціально обладнаних шафах, деякі документи зберігаються в
сейфах (Алфавітні книги обліку учнів з дня заснування закладу, книги наказів з
кадрової діяльності, книги руху учнів, книги видачі свідоцтв та атестатів,
трудові книжки співробітників та супроводжуючі їх облікові журнали). Доступ
сторонніх осіб до документів попереджено. Контроль за веденням ділової
документації, а саме відповідальність за зміст, правильну підготовку та
оформлення документів проводить керівник школи.
Ділова документація ведеться
тільки державною мовою. Але надається можливість використання рідної мови національним
меншинам у порядку, встановленому чинним законодавством, наприклад, у складанні
заяв, звертань, пояснювальних записок тощо.
Важливе завдання нинішнього часу –
спрощення роботи з документами, прискорення їх складання, оформлення та пошук
відповідної інформації. У цьому напрямку ведеться певна робота. Крім паперової
облікової документації, ведеться також і електронний варіант обліку як учнів,
так і співробітників школи. Що значно спрощує процес пошуку в тому чи іншому
випадку. Були розроблені й успішно вжиті деякі форми паперів (не відходячи від
вимог ГОСТу). Так прискорюють ділову роботу раніше заготовлені бланки заяв,
довідок, актів, протоколів, тощо. Це дає можливість більш мобільного
внутрішкільного та зовнішнього спілкування з громадськістю.
Висновки:1. Ділова документація ведеться
відповідно до Інструкції.
2.
У діловодстві використовуються інноваційні технології, розробляються форми спрощення та прискорення роботи з документами.
